آیا ثبت تجمیعی ماهانه در دفاتر تجاری الکترونیکی امکان‌پذیر است؟
بررسی ثبت روزانه معاملات، ثبت تجمیعی و تفاوت آن با ارسال دفاتر الکترونیکی
یکی از سؤالاتی که با گسترش دفاتر تجاری الکترونیکی برای حسابداران و مؤدیان مطرح شده این است که آیا می‌توان مانند گذشته، به جای ثبت تک‌تک معاملات در روزهای مختلف، عملیات مشابه یک ماه را به صورت تجمیعی در پایان ماه ثبت کرد؟
برای پاسخ صحیح به این سؤال، ابتدا باید میان ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و نحوه ارسال اطلاعات به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی تفاوت قائل شد.
دفتر روزنامه چه چیزی را ثبت می‌کند؟
بر اساس آیین‌نامه اجرایی موضوع ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، دفتر روزنامه دفتری است که معاملات و رویدادهای مالی و محاسباتی در آن ثبت می‌شود و این دفتر می‌تواند به صورت دستی یا ماشینی (مکانیزه ـ الکترونیکی) باشد. �
Golestan Andish
بنابراین الکترونیکی شدن دفتر به این معنا نیست که ماهیت اطلاعاتی که باید در دفتر ثبت شود تغییر کرده است.
به عبارت دیگر، تغییر قالب دفتر از کاغذی به الکترونیکی، به خودی خود به معنای حذف الزامات مربوط به ثبت و انعکاس رویدادهای مالی نیست.
اما آیا سابقه ثبت ماهانه وجود داشته است؟
بله.
در مقررات مربوط به مؤدیانی که از سیستم‌های الکترونیکی استفاده می‌کردند، سابقه‌ای وجود داشته که بر اساس آن، خلاصه عملیات داده‌شده به سیستم الکترونیکی طی هر ماه تحت سرفصل‌های دفتر کل در دفاتر روزنامه و مشاغل ثبت می‌شد. �
حسابداری - از تئوری تا عمل
همچنین در مقررات و رویه‌های مرتبط با سیستم‌های مکانیزه، موضوع ارائه خلاصه عملیات دوره‌ای برای کنترل و تطبیق اطلاعات سیستم با دفاتر قانونی مورد توجه قرار گرفته بود. �
متا - Meta4u
بنابراین مفهوم ثبت خلاصه یا تجمیعی عملیات در سابقه مقررات مالیاتی کشور بی‌سابقه نیست.
اما باید توجه داشت که این مقررات مربوط به ساختار و شرایط خاص سیستم‌های مکانیزه و دفاتر آن دوره بوده‌اند و نمی‌توان بدون بررسی مقررات جدید، آنها را عیناً به سامانه فعلی دفاتر تجاری الکترونیکی تعمیم داد.
پس تکلیف دفاتر تجاری الکترونیکی فعلی چیست؟
سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی برای دریافت اطلاعات دفاتر طراحی شده و مطابق راهنمای سامانه، اطلاعات گردش حساب‌ها در بازه‌های زمانی مشخص و مطابق اطلاعات دفتر روزنامه در قالب فایل بارگذاری می‌شود. �
تیوان تراز ناب +1
بنابراین باید دو موضوع را از یکدیگر جدا کرد:
۱. دوره‌ای که اطلاعات به سامانه ارسال می‌شود
و
۲. نحوه ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه.
این دو الزام لزوماً یکسان نیستند.
به همین دلیل، صرف اینکه سامانه امکان بارگذاری اطلاعات در یک بازه زمانی مشخص را فراهم می‌کند، به تنهایی به معنای آن نیست که تمام معاملات روزانه را می‌توان بدون توجه به تاریخ وقوع، در پایان ماه به یک ثبت تبدیل کرد.
یک مثال ساده
فرض کنیم یک شرکت در طول یک ماه، هر روز یک معامله فروش به مبلغ ۱۰۰ ریال دارد.
اگر طی ۳۰ روز، ۳۰ معامله مشابه انجام شده باشد، مجموع فروش ماه برابر است با:
۳٬۰۰۰ ریال
سؤال این است که آیا می‌توان به جای ۳۰ ردیف جداگانه، یک ردیف در تاریخ پایان ماه و به مبلغ ۳٬۰۰۰ ریال ثبت کرد؟
پاسخ حرفه‌ای:
صرفاً به دلیل الکترونیکی شدن دفاتر، نمی‌توان چنین ثبت تجمیعی را به طور عام و بدون توجه به مقررات مربوط به نحوه ثبت رویدادهای مالی، مجاز دانست.
در عین حال، سابقه مقررات مربوط به سیستم‌های مکانیزه نشان می‌دهد که ثبت خلاصه عملیات دوره‌ای در دفاتر، در شرایط مقرر، سابقه قانونی داشته است. �
حسابداری - از تئوری تا عمل +1
بنابراین برای اظهارنظر درباره یک مورد مشخص باید نوع سیستم حسابداری، نحوه ثبت اسناد، ماهیت معاملات، مستندات موجود و الزامات دوره مالی مربوط بررسی شود.
آیا حذف دفتر کاغذی باعث شده ثبت ماهانه آزاد شود؟
خیر، چنین نتیجه‌ای را نمی‌توان صرفاً از الکترونیکی شدن دفاتر گرفت.
یکی از تفاوت‌های مهم دفاتر الکترونیکی با دفاتر کاغذی این است که دیگر محدودیت تعداد صفحات فیزیکی مانند گذشته مطرح نیست.
اما این موضوع با الزام به انعکاس صحیح رویدادهای مالی و قابلیت تطبیق اطلاعات دفتر با اسناد و سیستم حسابداری تفاوت دارد.
راهنمای سامانه نیز تأکید می‌کند که اطلاعات بارگذاری‌شده باید مطابق اطلاعات دفاتر روزنامه باشد. �
تیوان تراز ناب
پس استدلالی مانند:
«چون دیگر دفتر کاغذی نداریم و جا کم نمی‌آوریم، پس ثبت ماهانه آزاد است»
به تنهایی استدلال کافی برای پذیرش ثبت تجمیعی نیست.
نکته مهم برای حسابداران
در عمل، ممکن است یک واحد اقتصادی سیستم حسابداری کاملاً مکانیزه و اسناد روزانه داشته باشد و یک واحد اقتصادی دیگر اطلاعات مالی خود را در پایان هر ماه تجمیع و ثبت کند.
این دو وضعیت از نظر قابلیت اثبات و تطبیق رویدادهای مالی یکسان نیستند.
هرچه ثبت‌ها تجمیعی‌تر باشند، اهمیت وجود مستندات پشتیبان، امکان استخراج جزئیات معاملات و قابلیت تطبیق مبلغ ثبت‌شده با اسناد و اطلاعات سامانه‌های مالیاتی بیشتر می‌شود.
بنابراین اگر ثبت تجمیعی مورد استفاده قرار می‌گیرد، باید اطمینان حاصل شود که جزئیات معاملات و اسناد مربوطه قابل ارائه و ردیابی باشند.
جمع‌بندی
با توجه به مقررات موجود، الکترونیکی شدن دفاتر تجاری به تنهایی مجوزی برای تبدیل تمام معاملات روزانه به یک ثبت تجمیعی ماهانه ایجاد نمی‌کند.
از طرف دیگر، سابقه مقررات مالیاتی مربوط به سیستم‌های مکانیزه نشان می‌دهد که مفهوم خلاصه عملیات ماهانه در نظام دفاتر قانونی سابق وجود داشته است. �
حسابداری - از تئوری تا عمل +1
بنابراین در بررسی امکان ثبت تجمیعی، باید میان:
ثبت رویدادهای مالی؛
خلاصه‌سازی عملیات در سیستم حسابداری؛
ثبت در دفتر روزنامه؛
و ارسال اطلاعات به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی
تفاوت قائل شد.
نتیجه نهایی این است که نمی‌توان صرفاً با استناد به الکترونیکی شدن دفاتر، ثبت تمام معاملات یک ماه در یک ردیف را به صورت عام و بدون شرط مجاز دانست.
در پرونده‌های واقعی، نحوه ثبت باید با توجه به مقررات حاکم بر دوره مالی، ساختار سیستم حسابداری، اسناد و مدارک مثبته و قابلیت تطبیق اطلاعات تعیین شود.
